5 переваг електронних актів і рахунків для бухгалтера

17:38, 9 вересня

Послуги

Бухгалтер у 2025 році щодня має справу з потоками паперових актів і рахунків. Завдяки електронному документообігу (ЕДО) процес став простішим: тепер документи можна створювати, обмінювати та підписувати онлайн, використовуючи онлайн підпис документів.

Про 5 основних переваг електронних документів для бухгалтера розповідаємо у матеріалі.

1. Швидкість обробки

Традиційний паперовий документообіг потребує значних часових витрат. Щоб підписати один акт чи рахунок, доводиться чекати, поки документ підготують, надрукують, завірять печаткою, віднесуть у сусідній кабінет чи відправлять поштою. Часто це займає не лише години, а й дні чи навіть тижні, особливо якщо керівник або контрагент перебуває у відрядженні.

З електронним документообігом (ЕДО) цей процес скорочується в рази. Акт або рахунок можна створити в системі, відправити й підписати за кілька хвилин. Навіть якщо керівник знаходиться за кордоном, достатньо кількох кліків на смартфоні чи ноутбуці — і документ уже має юридичну силу. Це суттєво прискорює роботу компанії, зменшує простої та дозволяє швидше отримувати оплату від клієнтів.

2. Менше помилок і плутанини

Ручне перенесення даних із документів у бухгалтерські програми часто стає головним джерелом помилок. Людський фактор — це неправильно введена цифра, загублена сторінка чи забутий підпис. У результаті бухгалтеру доводиться витрачати час на виправлення та з’ясування обставин.

У системі ЕДО ризик помилок зведений до мінімуму. Дані автоматично підтягнуться з електронного документа, тому виключається дублювання чи некоректне введення інформації. До того ж електронний архів дозволяє швидко знаходити потрібний акт або рахунок: більше не виникають ситуації, коли документ «десь у папці» й його довго шукають. Це зручність і впевненість у тому, що жодна деталь не буде втрачена.

3. Зручний контроль і звітність

Одна з найбільших переваг електронного документообігу — прозорість. Бухгалтер чи керівник завжди бачить, на якій стадії знаходиться документ: він відправлений, підписаний чи вже опрацьований. Це спрощує управління робочими процесами, допомагає уникати непорозумінь між відділами та контрагентами.

Особливо важливо це під час підготовки до перевірок або закриття звітного періоду. Усі акти й рахунки зібрані в одному місці, їх легко систематизувати та сформувати звіти. Не потрібно телефонувати постачальникам і просити «поставити підпис», шукати загублені документи чи переживати через невчасно оформлені папери. Це знімає стрес і робить бухгалтерський облік більш керованим.

4. Безпечність та юридична сила

Ще кілька років тому у бухгалтерів виникали сумніви: чи визнають податкові органи електронні акти? Сьогодні питання закрите на законодавчому рівні. Електронні документи підписуються кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який гарантує цілісність файлу та ідентифікує особу підписанта.

Такі документи мають повну юридичну силу та прирівнюються до паперових з власноручним підписом і печаткою. Їх приймають податкова, аудитори й навіть суди. Тобто компанія може сміливо використовувати ЕДО без страху, що документи не матимуть юридичної сили. Навпаки, електронна форма часто є більш надійною: підробити КЕП практично неможливо, а всі дії фіксуються у системі.

5. Економія часу й нервів

З переходом на ЕДО відпадає потреба стояти в чергах за підписами, шукати втрачені документи чи в останній момент бігти до керівника, щоб «поставити автограф». Робота стає більш прогнозованою: документи завжди доступні онлайн, процеси контролюються автоматично, а ризик зриву дедлайнів мінімізується.

Для бухгалтера це означає не лише зниження навантаження, а й появу додаткового часу. Замість того, щоб витрачати години на рутину, можна зосередитися на аналітиці, фінансовому плануванні чи оптимізації витрат. Кілька зекономлених годин на тиждень перетворюються на суттєву перевагу для компанії.