Вы организовываете конференцию! Супер!!! Вам нужен зал! Не проблема! Но какой? Какой-то подешевле, хорошо оборудованный и в центре! Мечты организаторов, конечно, всегда красивы, однако в поединке с "прозой жизнью" часто распадаются, как карточный домик. Как же выбрать хороший конференц-зал?
Сначала подумайте, потом арендуйте!
Самая важная вещь, о которой тут должен помнить каждый менеджер, это ключевая роль планирования. Не нужно при этом проводить многомесячных исследований и глубокого анализа. Если вы "новички" в вопросе аренды помещений, то стоит хотя бы немного почитать в интернете, ознакомиться с различными предложениями и включить логическое мышление! Без труда тогда определитесь ‒ в общих чертах ‒ что на самом деле вы ищите, и это будет основанием, из выбора сотен претендентов и вариантов! На какие вопросы вы должны особенно обратить внимание?
Расположение
Первый вопрос, на который стоит себе ответить, это вопрос о месте вашей конференции. Вопреки расхожему мнению, это не такая очевидная вещь ‒ попробуйте подготовить студенческую конференцию без возможности проезда по железной дороге или на автобусе.
В поисках конференц-зала, помимо определения города, в котором вы готовите конференцию, стоит ближе присмотреться к расположению, хорошему транспортному сообщению общественного транспорта, ближайшего окружения отеля или базы. Обязательно нужно отправиться в определенное место и своими глазами увидеть, что приведенные в описании "100 метров от вокзала" соответствуют действительности. В противном случае легко ожидать неприятные сюрпризы!
Что вам действительно нужно?
Второй важный вопрос при выборе конференц-зала - это определение ваших реальных потребностей! Это определение количества людей, которые должны принять участие в вашем турнире. Конечно редко, когда за несколько месяцев до события вы знаете точный список гостей. Как правило более или менее вы знаете, сколько людей вы приглашаете, и какие могут быть ожидания.
Однако не только количество человек имеет значение! Не менее важна также и цель вашей встречи. Совершенно иначе должно выглядеть помещение для классической конференции, чем зал для людей из ИТ-индустрии. Конечно, специализированные мероприятия требуют гораздо большего количества оборудования, технической базы, а также обслуживания, способного оказать помощь.
Оборудование так же важно!
Еще один вопрос, который нужно решить, это вопрос оборудования арендуемой комнаты. Компьютер, мультимедийный проектор, звуковая система и микрофоны должны быть сегодня уже стандартом, однако, по-прежнему можно найти места без таких "излишеств".