Электронный документооборот: преимущества и недостатки

Компьютеризация прочно вошла во многие сферы жизни современного человека. Постепенно меняется подход и к ведению делопроизводства. Бумажный документооборот уступает место электронному варианту.

Идея компьютеризации ведения бухгалтерии и документооборота обсуждалась и рассматривалась уже не первый год. Но стартовало внедрение электронного документооборота лишь недавно. Данный процесс характеризуется множеством преимуществ, с его помощью удается практически полностью отказаться от использования бумаги и сэкономить немало времени. Правда, использование данного решения является рациональным далеко не для каждой компании. Дело в том, что осуществление электронного документооборота – процесс не из легких. Существуют определенные законодательные ограничения, которые нельзя не учитывать. Кроме того, сами пользователи бывают не готовы переключиться на новый режим ведения документооборота и бухгалтерии. У компьютеризации процесса есть много неоспоримых преимуществ, но есть и недостатки и их нельзя не учитывать. Нередко для того, чтобы принять решение о рациональности перехода на новый вид документооборота, созывается деловое совещание, где обсуждаются плюсы и минусы каждого варианта.

Главным преимуществом, которое часто становится ключевым, является экономия времени и денежных средств. Ведь электронный вариант совершенно не требует бумаги, чернил, стоимости почтовых услуг. Да и специального помещения для хранения документов не потребуется, что также способствует экономии финансов. Благодаря электронному хранению документов, многие сотрудники получают возможность работать удаленно, вне офиса. Работники получают доступ к веб-приложению, что во многом повышает их мобильность, делопроизводство на предприятии становится упорядоченным. Процесс работы с документами, их поиск и редактирование будет происходить гораздо быстрее и проще. Можно будет забыть о долгом копании в кипах бумаг.

Не стоит забывать и об экологическом моменте. Защита экологии в последнее время стала модным трендом. Но почему бы действительно не защитить пару сотен деревьев и перейти на компьютеризацию процесса? Зачем зря бумагу переводить?

Главное позаботиться о надежности хранения документов, чтобы в один прекрасный момент не остаться без ничего. Потерять электронные данные проще, чем документы на бумагах.